Informacje o sygnalistach

Ogólne zasady dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa

Realizacja obowiązku informacyjnego


Zgłoszenie naruszenia prawa jest przyjmowane, analizowane, rozstrzygane, archiwizowane zgodnie z:	„Procedurą zgłoszeń wewnętrznych” obowiązującej w KrafTax sp. z o.o., która została wdrożona na podstawie art. 24 ust. 1 oraz 25 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024. 928) – dalej jako „Ustawa”.
Kanał informacyjny do realizacji zgłoszeń naruszenia prawa:	Zgłoszenie może zostać złożone wyłącznie w formie pisemnej przy wykorzystaniu poczty tradycyjnej na adres: KrafTax sp. z o.o. Spółka Doradztwa Podatkowego ul. Jedności Narodowej 41/3C, 50-260 Wrocław przesyłka dot. zgłoszenia powinna składać się z koperty adresowanej na wskazany powyżej adres Spółki oraz drugiej koperty (wewnętrznej) oznaczonej napisem „Sygnalizacja”, „Zgłoszenie naruszenia prawa” lub w jakikolwiek inny sposób wskazujący na próbę dokonania zgłoszenia naruszenia prawa, zawierającej treść zgłoszenia oraz związane z nim dokumenty (w tym nośniki informacji) umożliwiające weryfikację zasadności i dopuszczalności zgłoszenia;zgłoszenie (umieszczone w kopercie wewnętrznej) powinno zawierać dane do kontaktu lub wskazanie, że w celach związanych z obsługą zgłoszenia mają zastosowanie dane kontaktowe zgłoszenie naruszenia prawa dokonane z wykorzystaniem innego kanału informacyjnego (np. z wykorzystaniem poczty elektronicznej) będą usuwanie z tego kanału z uwagi na brak rękojmi zachowania w poufności informacji związanych ze zgłoszeniem, w tym danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia – w rozumieniu przepisów Ustawy;osoba realizująca zgłoszenie z wykorzystaniem innego kanału informacyjnego będzie informowana (o ile wskazała dane do kontaktu), że Spółka w stosunku do danych przekazanych w ramach zgłoszenia nie daje rękojmi ich ochrony na gruncie przepisów Ustawy, jednak będą one chronione zgodnie z odrębnymi przepisami m.in. dot. ochrony danych osobowych;zgłoszenia dokonane anonimowo będą rozpatrywane wyłącznie, gdy dotyczyć one będą naruszeń prawa, które objęte są zakresowo ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i aktami powiązanymi. W takim przypadku zgłoszenia takie będą rozpatrywane zgodnie z odrębną procedurą.
Dane osobowe osoby zgłaszającej naruszenie prawa pozwalające na ustalenie jego tożsamości oraz innych osób związanych z dokonanym zgłoszeniem:	nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą osoby zgłaszającej naruszenie prawa lub innych osób związanych z tym zgłoszeniem, z zastrzeżeniem dla sytuacji, gdy ich ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Terminy (osoba dokonująca zgłoszenia):	do 7 dni od otrzymania zgłoszenia przez Spółkę – otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (liczy się data stempla pocztowego);do 7 dni od dnia podjęcia przez Spółkę decyzji w przedmiocie odstąpienia od wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dalszego procedowania zgłoszenia – otrzymuje informację w tym zakresie;do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, otrzymuje informację zwrotną, chyba że osoba zgłaszająca naruszenie prawa nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać informacje zwrotną.
Wyłączenia spod ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów	Ustawy nie stosuje się w szczególności do informacji objętych: przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;tajemnicą zawodową zawodów prawniczych;postępowaniem karnym.
Warunki objęcia ochroną:	Osoba zgłaszająca naruszenie prawa, stając się sygnalistą: pozostaje pod ochroną przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa;nie musi jednak przedstawiać tzw. twardych dowodów na to, że faktycznie doszło do naruszenia prawa; nie traci ochrony, jeśli ujawnia informacje z uzasadnionym przekonaniem, że mogą one wskazywać na niewłaściwe postępowanie, a ostatecznie okaże się, że osoba zgłaszająca się nie myliła.
Uzasadnione przekonanie:	przekazane informacje muszą być co do zasady istotne, czyli takie, które z punktu opisu niezbędności w ramach dokonywanego zgłoszenia naruszenia prawa objętego sygnalizacją pozwalają na uznanie danego zgłoszenia co najmniej za racjonalne;przekonanie powinno opierać się na faktach, w tym wskazywać na fakty lub inne dowody (również w postaci elektronicznej przekazane wraz ze zgłoszeniem na informatycznym nośniku danych takie jak nagranie dźwięku, obrazu, odwzorowanie cyfrowe dokumentu itd.), a nie na spekulacjach;osoba działająca w uzasadnionym przekonaniu powinna uwzględnić czy dokonane zgłoszenie naruszenia prawa nie będzie zgłoszeniem czynu, który nie stanowi naruszenia prawa, bądź możliwości postawienia zarzutu stronniczości.
Odpowiedzialność:	Art. 57 Ustawy: Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Zasady przetwarzania danych osobowych:	określają klauzule informacyjne zamieszczone poniżej.
Zgłoszenie naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą może zostać dokonane przez:	pracownika, w tym także, gdy jego stosunek pracy już ustał;osobę, która ubiega się o zatrudnienie i która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji, czyli przez zawarciem umowy;pracownika tymczasowego;osobę świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym osoba, która ubiega się lub ubiegała, aby świadczyć taką usługę;przedsiębiorcę, czyli osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą lub osobę prawną;prokurenta;akcjonariusza lub wspólnika;członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;stażystę, wolontariusza lub praktykanta.
Spółka przechowuje informacje:	w tym dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, w tym informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przyjęto zgłoszenie lub zakończono działania następcze, czas ten może ulec zmianie, o ile tak stanowią odrębne przepisy;ponadto dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;
Zgłoszenie może dotyczyć:	korupcji;zamówień publicznych;usług, produktów i rynków finansowych;przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;bezpieczeństwa transportu;ochrony środowiska;ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;bezpieczeństwa żywności i pasz;zdrowia i dobrostanu zwierząt;zdrowia publicznego;ochrony konsumentów;ochrony prywatności i danych osobowych;bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
Informacje przekazywane w ramach zgłoszenia wewnętrznego powinny zawierać co najmniej:	opis przedmiotu zgłaszanego naruszenia;istotne informacje o naruszeniu, w tym informacje urealniające jego wystąpienie w zakresie naruszenia prawa objętego dopuszczalną sygnalizacją;wskazanie możliwych dowodów naruszenia prawa (np. nagrania głosu, obrazu, odwzorowania cyfrowe);dane identyfikujące osobę zgłaszającą naruszenie w kontekście możliwości jej identyfikacji oraz powiązania jej podmiotowo z osobą uprawnioną do dokonywania zgłoszenia;wskazanie danych kontaktowych do przekazania informacji o przyjęciu zawiadomienia o naruszeniu prawa i informacji zwrotnej; dane identyfikacyjne osoby, której dotyczy zgłoszenie – o ile jest to możliwe;dane identyfikacyjne, w tym kontaktowe do osoby powiązanej z sygnalistą – o ile występuje; dane identyfikacyjne, w tym kontaktowe do osoby pomagającej w zgłoszeniu – o ile występuje. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Obowiązek informacyjny wobec osoby zgłaszającej naruszenie prawa, sygnalisty.

Zgodnie rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO) uprzejmie informuję, że:

Administrator danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach obsługi dokonanego zgłoszenia jest:

KrafTax sp. z o.o.

Spółka Doradztwa Podatkowego

ul. Jedności Narodowej 41/3C

50-260 Wrocław

NIP: 8982293515

Regon: 525370986

KRS: 0001037615

Tel: 71 720 70 80

Mail: biuro@kraftax.pl

Ochrona Danych:

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO należy kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu email: jakub.sibinski@kraftax.pl

Cel przetwarzania:

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w ramach obsługi dokonanego przez Panią/Pana zgłoszenia naruszenia prawa, w zakresie zależnym od jego treści, dokonanych ustaleń i podjętych działaniach następczych oraz niezbędności Pani/Pana ochrony przed działaniami odwetowymi.

Podstawa prawna przetwarzania:

Podstawę działania w zakresie niezbędnym, w celu wykonania przez Administratora obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO i art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) oraz art. 10 RODO, a także realizacji prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO i art. 9 ust. 2 lit. f) RODO), a także w ramach zgody uzyskanej zgodnie z art. 8 ust.1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe:

Pani/Pana dane mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na mocy przepisów obowiązującego prawa, do których zaliczyć należy w szczególności:

kancelarię prawną, Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz jego przedstawicieli, a także organy ścigania;
1. kancelarię zapewniającą bezstronność przyjmowania zgłoszeń.
Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane przez Administratora odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Okres przechowywania danych:
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, w tym informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przyjęto zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działania z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego okresu co najmniej do lat 5, licząc od dnia przyjęcia zgłoszenia, w szczególności z uwagi na przepisy:
  - ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  - prawa materialnego i procesowego,

chyba że Administrator nie wykaże niezbędności ich dalszego przetwarzania w związku obsługą zgłoszenia na podstawie przywołanych przepisów, w tym w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego lub podjętym postępowaniem ugodowym, wyjaśniającym lub sądowym.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą:

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, w przypadkach i na zasadach określonych w poniższych przepisach RODO, przysługuje Pani/Panu:

prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO) z dopuszczalnością możliwości wyłączenia art. 15 ust. 1 lit. g RODO zgodnie z warunkami określonymi w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
prawo do usunięcia danych (w tym tzw. prawo do bycia zapomnianym), z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO,
prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych:
Podanie przez Panią/Pana danych jest obowiązkowe (z zastrzeżeniem zgłoszeń naruszeń praw dokonywanych z zakresu objętym ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i aktami powiązanymi oraz obsługiwanych zgodnie z Wewnętrzną procedurą anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące określone czynności na rzecz Spółki, jako instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) i niezbędne do prawidłowej obsługi zgłoszenia o naruszeniu prawa, w tym prowadzenia działań następczych oraz zapewnieniem ochrony przed działaniami odwetowymi przez Administratora.
Przetwarzanie danych, o których mowa w pkt 1) zależne będzie od zakresu i niezbędności dysponowania nimi przez Administratora w związku z obsługą zgłoszenia, w tym zachowania integralności dokumentów.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie:

Pani/Pana dane nie są objęte procesem przetwarzania, którego częścią jest zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie.

Obowiązek informacyjny wobec osób objętych zgłoszeniem naruszenia prawa

Administrator danych osobowych: